مدرسه هوشمند
چگونه یک مدرسه ۱۰۰ نفره سالانه دهها میلیون تومان در هزینههای اجرایی صرفهجویی میکند؟
در سالهای اخیر، مدیران مدارس با افزایش مداوم هزینههای جاری روبهرو شدهاند. افزایش قیمت کاغذ، هزینه چاپ، کارتریج، حقوق نیروی اداری، تماسهای تلفنی، بایگانی اسناد و زمان صرفشده برای انجام امور تکراری، باعث شده است که مدیریت یک مدرسه تنها به آموزش محدود نباشد؛ بلکه مدیریت هزینهها نیز به یکی از مهمترین دغدغههای مدیران تبدیل شود.
امروزه مدرسه هوشمند دیگر یک ابزار تبلیغاتی نیست؛ بلکه راهکاری برای کاهش هزینه های اجرایی مدرسه، افزایش بهرهوری کارکنان و ارائه خدمات بهتر به اولیا و دانشآموزان است.
در این مقاله بررسی میکنیم که چگونه یک مدرسه با حدود ۱۰۰ دانشآموز میتواند با استفاده از یک سامانه مدیریت مدرسه مانند کلاسه سالانه بین ۴۰ تا ۵۰ میلیون تومان از هزینههای جاری خود را کاهش دهد.
هزینههای پنهانی که هر مدرسه روزانه پرداخت میکند
بیشتر مدیران تنها هزینههایی مانند خرید کاغذ یا شارژ کارتریج را مشاهده میکنند؛
اما بخش عمده هزینههای مدارس،
هزینههایی هستند که در ظاهر دیده نمیشوند.
برای مثال:
زمان نیروی اداری
تماسهای تلفنی مکرر
چاپ مجدد اسناد
بایگانی مدارک
جستجوی پروندهها
ورود مجدد اطلاعات
پیگیری اقساط
تهیه گزارشها
اشتباهات انسانی
تمام این موارد در طول سال، ساعتهای زیادی از زمان کارکنان مدرسه را مصرف میکنند.
صرفهجویی در هزینه اطلاعرسانی و ارتباط با اولیا
یکی از پرهزینهترین فرآیندهای مدارس، اطلاعرسانی است.
برای نمونه:
اطلاع غیبت دانشآموز
اطلاع تأخیر
اطلاع تعطیلیهای ناگهانی
دعوت به جلسات اولیا
اطلاع جشنها
پیگیری پرداخت اقساط
پیگیری بدهیها
تماسهای مالی
تماسهای اداری
در روش سنتی:
این فرآیندها به صدها تماس تلفنی در طول سال نیاز دارند.
اگر زمان شمارهگیری، پاسخگویی، ثبت نتیجه تماس و پیگیری مجدد را نیز محاسبه کنیم، بخش قابل توجهی از زمان یک نیروی اداری صرف همین تماسها خواهد شد.
در یک مدرسه ۱۰۰ نفره، تنها با دیجیتالی شدن اطلاعرسانی و استفاده از اعلانهای هوشمند داخل اپلیکیشن مدرسه، میتوان سالانه حدود ۳۰ میلیون تومان از هزینههای ناشی از زمان نیروی انسانی و فرآیندهای ارتباطی را کاهش داد.
حذف هزینه چاپ کارنامهها و آزمونها
تقریباً تمام مدارس در طول سال بارها اقدام به چاپ اسناد آموزشی میکنند.
از جمله:
کارنامههای ماهانه
کارنامههای سهماهه
کارنامه نوبت اول
کارنامه نوبت دوم
آزمونهای کلاسی
آزمونهای دورهای
برگههای امتحانی
برگههای تصحیح
هر کدام از این موارد شامل هزینههای زیر هستند:
کاغذ
کارتریج
استهلاک پرینتر
زمان چاپ
زمان مرتبسازی
توزیع
بایگانی
در سامانههای هوشمند، کارنامهها به صورت آنلاین منتشر میشوند و دانشآموز و ولی در هر زمان میتوانند آنها را مشاهده یا دانلود کنند.
همچنین بسیاری از آزمونها نیز به صورت آنلاین برگزار شده و تصحیح آنها به شکل خودکار انجام میشود.
این موضوع علاوه بر کاهش هزینه چاپ، باعث صرفهجویی قابل توجه در زمان معلمان نیز خواهد شد.
برآورد میشود که یک مدرسه ۱۰۰ نفره سالانه حدود ۱۰ میلیون تومان تنها در این بخش صرفهجویی کند.
حذف چاپ فرمهای ثبتنام و قراردادها
ثبتنام مدارس معمولاً شامل تعداد زیادی فرم کاغذی است.
از جمله:
فرم پیشثبتنام
قرارداد ثبتنام
رضایتنامه اردو
رضایتنامه استفاده از تصاویر
فرم اطلاعات دانشآموز
فرم اطلاعات والدین
فرم سرویس
فرم فوق برنامه
فرم درخواستها
فرمهای اداری
در روش سنتی تمام این فرمها چاپ میشوند، تکمیل میشوند، بایگانی میشوند و در بسیاری از مواقع اطلاعات آنها مجدداً داخل نرمافزار وارد میشود.
اما با استفاده از فرمساز آنلاین مدرسه، تمام این فرآیندها دیجیتالی خواهند شد.
مدیر مدرسه میتواند بدون نیاز به برنامهنویسی، هر فرم جدیدی را طراحی کند و در اختیار اولیا قرار دهد.
اطلاعات نیز مستقیماً داخل سامانه ثبت میشوند.
این موضوع سالانه حدود ۷ میلیون تومان صرفهجویی مستقیم و غیرمستقیم ایجاد میکند.
کاهش هزینههای امور مالی مدرسه
یکی از زمانبرترین واحدهای هر مدرسه، واحد مالی است.
کارهایی مانند:
ثبت پرداختها
چاپ رسید
تحویل رسید
پیگیری اقساط
پیگیری بدهیها
گزارشهای مالی
بایگانی رسیدها
همگی زمان زیادی از کارکنان مدرسه میگیرند.
در سامانه مدیریت مدرسه:
پرداختها آنلاین ثبت میشوند.
رسید پرداخت به صورت دیجیتال صادر میشود.
اولیا در هر زمان به سوابق پرداخت خود دسترسی دارند.
گزارشهای مالی به صورت خودکار تولید میشوند.
اقساط پرداخت نشده به راحتی قابل پیگیری هستند.در یک مدرسه ۱۰۰ نفره، این بخش نیز میتواند سالانه حدود ۸ میلیون تومان صرفهجویی ایجاد کند.
کاهش هزینه نیروی انسانی مهمترین مزیت مدرسه هوشمند، صرفهجویی در زمان کارکنان است.
وقتی بسیاری از فرآیندها خودکار شوند، زمان کارکنان برای انجام کارهای مهمتر آزاد خواهد شد.
نمونههایی از کارهایی که حذف یا بسیار کوتاه میشوند:
تماسهای تکراری
چاپ اسناد بایگانی
ورود اطلاعات تهیه گزارش
پاسخ به درخواستهای تکراری اولیادر بسیاری از مدارس، بین ۲۰ تا ۳۰ درصد زمان نیروی اداری صرف همین فعالیتهای تکراری میشود.این موضوع علاوه بر کاهش هزینه، باعث افزایش کیفیت خدمات مدرسه نیز خواهد شد.
کاهش مصرف کاغذ: گامی به سوی مدرسه سبز
مدارس هوشمند علاوه بر صرفهجویی اقتصادی، نقش مهمی در حفاظت از محیط زیست دارند.
با کاهش چاپ: مصرف کاغذ کاهش پیدا میکند.
مصرف کارتریج کمتر میشود. زبالههای اداری کمتر تولید میشوند.
فضای بایگانی آزاد میشود.
مدرسهای که اسناد خود را دیجیتالی میکند، در مسیر تبدیل شدن به یک مدرسه سبز نیز حرکت میکند.
مزایای مدرسه هوشمند برای مدیران
دیجیتالی شدن فرآیندها تنها به کاهش هزینه ختم نمیشود.
مدیر مدرسه مزایای بسیار بیشتری دریافت خواهد کرد.
از جمله:
افزایش سرعت انجام امور
کاهش خطاهای انسانی دسترسی سریع به اطلاعات
گزارشهای مدیریتی دقیق افزایش رضایت اولیا
کاهش مراجعات حضوری کاهش حجم کار واحد اداری
افزایش نظم مدرسه افزایش شفافیت مالی
دسترسی به اطلاعات از هر مکان
چرا سامانه مدیریت مدرسه کلاسه؟
سامانه کلاسه یک نرمافزار جامع مدیریت مدرسه است که تمامی بخشهای آموزشی، مالی، اداری و ارتباطی مدرسه را در یک بستر یکپارچه مدیریت میکند.
برخی از امکانات آن عبارتاند از:
اپلیکیشن اختصاصی مدرسه پنل مدیریت
کارنامه آنلاین آزمون آنلاین
کلاس آنلاین فرمساز پیشرفته
قراردادهای دیجیتال سیستم مدیریت مالی
پرداخت آنلاین شهریه صدور رسید دیجیتال
اطلاعرسانی هوشمند گزارشهای مدیریتی
حضور و غیاب مدیریت تکالیف
ارتباط مستقیم با اولیا آرشیو دیجیتال مدارک
در شرایطی که هزینههای مدارس هر سال افزایش پیدا میکند، کاهش هزینههای اجرایی اهمیت بیشتری از گذشته پیدا کرده است.
یک مدرسه هوشمند با حذف فرآیندهای کاغذی، کاهش تماسهای تلفنی، خودکارسازی امور مالی، ارائه کارنامه آنلاین، آزمون آنلاین، فرمهای دیجیتال و مدیریت یکپارچه اطلاعات میتواند سالانه بین ۴۰ تا ۵۰ میلیون تومان در هزینههای جاری یک مدرسه ۱۰۰ نفره صرفهجویی کند.
این صرفهجویی تنها به معنای کاهش هزینه نیست؛ بلکه به معنای افزایش بهرهوری، افزایش رضایت اولیا، کاهش خطاهای انسانی و ایجاد یک مدرسه مدرن و آماده آینده است.
اگر به دنبال راهکاری هستید که هم کیفیت خدمات مدرسه را افزایش دهد و هم هزینههای اجرایی را کاهش دهد، استفاده از یک سامانه مدیریت مدرسه هوشمند مانند کلاسه
میتواند یکی از بهترین سرمایهگذاریهای بلندمدت برای مجموعه آموزشی شما باشد.
برای مشاوره یا همکاری: